Podíváme-li se do o účetního rozvrhu, najdeme zde dva účty, kam je možné pokuty účtovat, a to:
- účet 544 – Smluvní pokuty a úroky z prodlení
- účet 545 – Ostatní pokuty a penále
Na první uvedený účet (544) by měly být účtovány náklady v podobě a smluvních pokut a jiných sankcí smluvního charakteru v případě, kdy dochází k jejich neplnění. Jedná se tedy především o takové pokuty a penále, které vyplývají z odběratelsko-dodavatelských vztahů. Příkladem může být penále za pozdní úhradu faktury, za pozdní dodání zboží nebo za porušení smlouvy. Nejedná se tedy o sankce, které plynou z porušení zákonných norem.
Pokud je dlužník v prodlení se splácením peněžitého dluhu, může po něm účetní jednotka, která je věřitelem, požadovat zaplacení úroku z prodlení. Jeho výše je většinou dojednána již na počátku smluvního vztahu a uvedena tak přímo ve smlouvě. Pokud ve smlouvě dojednáno není, použije se nařízení vlády č. 351/2013 Sb., kterým se určuje výše úroků z prodlení a nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Toto vládní nařízení vychází z úrokových sazeb stanovených Českou národní bankou a je závazné pro ty případy prodlení, ke kterým došlo počínaje nabytím jeho účinnosti (od 1. ledna 2014).
Při účtování o smluvních pokutách a úrocích z prodlení je třeba postupovat v souladu s Českým účetním standardem pro podnikatele č. 019 týkající se nákladů a výnosů. Dle něho platí, že o smluvních pokutách a o úrocích z prodlení se účtuje v okamžiku jejich skutečného vzniku. Není tedy podstatné, zda došlo k jejich zaplacení. Analogicky k účtu 544 – Smluvní pokuty existuje také výnosový účet 644 – Smluvní pokuty a úroky z prodlení, kam se účtuje nárok účetní jednotky na smluvní pokuty a úroky z prodlení.
Od účetního pohledu na smluvní pokuty a úroky z prodlení se odlišuje daňový pohled na ně; dle zákona o daních z příjmů jsou za daňově uznatelné náklady považovány až teprve zaplacené smluvní pokuty a úroky z prodlení, kdy úhradou se v tomto případě rozumí i vzájemné započtení závazků a pohledávek. Pokud tedy do konce účetního období neproběhne zaplacení smluvních pokut a úroků z prodlení, je účetní jednotka nucena upravit hospodářský výsledek a tím o nezaplacené smluvní pokuty a úroky z prodlení zvýšit základ daně z příjmů podle § 23 odst. 3 zákona.
Na účet 545 – Ostatní pokuty a penále se na rozdíl od účtu 544 účtuje o takových pokutách a penále, které nejsou daňově uznatelné a o jejich hodnotu je potřeba vždy zvýšit základ daně pro výpočet daně příjmů. Jako příklad těchto pokut lze uvést sankce udělené finančním úřadem, celní správou, státní správou sociálního zabezpečení nebo jinými subjekty, jako je např. Policie ČR.
