Všichni podnikatelé a společnosti musí řešit otázku, jak dlouho uchovávat účetní a daňové doklady. Obecně v tomto platí různé lhůty dle různých předpisů; pojďme se podívat na některé z nich.
Archivace dokumentů podle zákona o DPH
Obecná ustanovení o uchovávání daňových dokladů popisuje § 35 tohoto zákona. Archivovat daňové doklady musí osoba povinná k dani, která:
- daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo
- má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.
Daňové doklady je třeba uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku, což neplatí v případě, kdy je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup (toho je možné dosáhnout úschovou dokladů v elektronické podobě). Pokud jsou doklady uchovávány mimo tuzemsko, vzniká subjektu povinnost předem oznámit tuto skutečnost správci daně. Kromě toho musí daňový subjekt zajistit na žádost správce daně český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.
Po celou dobu uchovávání daňových dokladu daňový subjekt zodpovídá za to, aby u daňového dokladu byla zajištěna:
- věrohodnost jeho původu (tj. je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo doklad oprávněně vystavila),
- neporušenost jeho obsahu (obsah dokladu požadovaný podle zákona o DPH nebyl změněn),
- jeho čitelnost (tj. je možné, seznámit se s obsahem dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení).
V zákoně o DPH jsou také stanoveny podmínky pro elektronické uchovávání daňových dokladů:
- daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak,
- jsou uchovávány prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat,
- elektronicky musí být uchovávána i data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu,
- pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je.
Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. To znamená, že takový daňový doklad musí být opatřen uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod.
Co se týká sankcí za nedodržení zákonných pravidel, ty v zákoně výslovně zmíněny nejsou. Je ale potřeba počítat s tím, že při kontrole mohou úřady při nedohledání daňového dokladu nebo i jeho nečitelnosti doměřit sankci u odpočtu DPH uplatněné na vstupu.
Daňový řád
Dle daňového řádu je daňový subjekt povinen uchovávat důkazní prostředky vztahující se k jeho daňové povinnosti ve lhůtě pro stanovení daně. Tato lhůta je obecně tříletá a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou. Lhůta pro stanovení daně může být prodlužována či přerušována za podmínek daných § 148 odst. 2–4 daňového řádu a končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku. Na základě speciální úpravy v jiných zákonech může být i tato maximální lhůta překročena, jde například o zákon o daních z příjmů.
Archivace dokumentů u účetních jednotek podle zákona o účetnictví
Veškeré subjekty, které jsou účetními jednotkami podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví, jsou povinny uchovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po následující dobu:
- účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Účetní záznamy mohou mít formu listinou, technickou nebo smíšenou (popsáno v § 33 zákona o účetnictví). Uvedené typy účetních dokladů jsou potom opatřovány vlastnoručním nebo elektronickým podpisem. Účetní záznam v technické nebo smíšené podobě musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost. Je třeba pamatovat na to, že některé druhy papírů a inkoustů nejsou stálé.
Zákon o účetnictví stanoví specifický postup archivace v následujících případech:
- použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel (zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv) – po uplynutí lhůty podle zákona o účetnictví se archivuje ve lhůtách stanovených příslušnými zákony
- pokud je záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než archivační lhůta dle zákona o účetnictví, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá
- pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku
