S přiblížením měsíce března se dostáváme do období, kdy bude nutné připravit zprávu o vztazích mezi propojenými osobami.
Zpráva o vtazích se vypracovává za uplynulé účetní období a stejně jako v minulých letech platí, že musí být vyhotovena do tří měsíců od skončení účetního období. Nová úprava koncernového práva mění některé požadavky na její náležitosti (obsah je definován v § 82 zákona o obchodních korporacích) a je zřejmé, že v nové úpravě jsou kladeny na obsah zprávy vyšší nároky. Statutární orgán té které korporace je přitom ze zákona za řádné vyhotovení zprávy odpovědný.
Nová právní úprava vymezuje odlišně subjekty, které patří do podnikatelských seskupení, resp. mezi propojené osoby. Obchodní zákoník vyžadoval vypracování zprávy o vztazích pouze pro taková seskupení propojených osob, která vznikla bez uzavření ovládací smlouvy. Od ledna 2014 již však není rozhodující, zda v rámci koncernu došlo k uzavření ovládací smlouvy, či nikoli a nová úprava se již vztahuje na veškeré ovládané osoby.
Hlavní rozdíly proti předchozí úpravě spočívají v rozšíření a hlubším důrazu na získání komplexnějšího obrazu o postavení ovládané osoby ve struktuře skupiny propojených osob. Obchodní zákoník se omezoval na pouhé výčty uskutečněných jednání, nově je zakotvena povinnost uvést strukturu vztahů mezi ovládanou osobou a jednak osobou ji ovládající a dále jinými osobami, ovládanými stejnou ovládající osobou.
Nově se také vyžaduje uvedení způsobu a prostředků ovládání a dále úlohy ovládané osoby ve skupině. Filozofii uvedení komplexnější informace o struktuře jako celku a situaci ovládané osoby v ní odpovídá také požadavek na posouzení výhod a nevýhod, které plynou ze vztahů mezi propojenými osobami a dále uvedení možných souvisejících rizik. Zároveň je zachován požadavek uvedení veškerých smluv mezi propojenými osobami, které jsou účinné v dané účetním období a dále posouzení vzniklé újmy a její náhrady. Jistou benevolenci v nové úpravě je možné najít v uváděném přehledu jednání, jež ovládaná osoba učinila na popud nebo v zájmu propojených osob. Tam nyní stačí popsat jednání o majetku, který přesahuje 10 procent vlastního kapitálu společnosti.
Účel zprávy o vztazích
Z uvedených požadovaných náležitostí zprávy o vztazích je možné dovodit, že jejím účelem je adekvátně popsat veškerá jednání a úkony ovládané osoby, která jsou ovlivněna specifickými vztahy, vyplývající z jejího začlenění do seskupení. Zpráva má podat ucelenou informaci o struktuře dotyčné skupiny, jakož i o postavení konkrétní společnosti v ní. Přes jednu ovládanou osobu se tak poodhaluje struktura subjektů jako celku, vztahy uvnitř struktury, jichž je společnost stranou, a dále významnější jednání, jež společnost v rámci skupiny uskutečnila. Zpráva navíc poskytuje řadu informací o hospodaření společnosti a jejím předpokládaném budoucímu vývoji (například přes informace o náhradě případné újmy).
Zpráva o vztazích se v souladu se zákonem zakládá do sbírky listin příslušné společnosti. Z toho je zřejmé, že vedle nejdůležitějšího adresáta této zprávy, kterým jsou nepochybně společníci ovládané osoby, má sloužit i osobám stojící mimo společnost. Těmi jsou především její obchodní partneři a věřitelé, kteří mohou mít značný zájem vědět, nakolik je jejich dlužník autonomní hospodářskou jednotkou. Specifickou skupinou věřitelů a smluvních partnerů ovládané osoby pak jsou její zaměstnanci, pro něž nepochybně také platí, že mají legitimní zájem na informaci o tom, nakolik je společnost samostatným subjektem a nakolik loutkou v rukou subjektu jiného.
Obsah zprávy o vztazích má význam i pro samotné členy statutárních orgánů ovládané osoby, kteří zprávu vypracovávají. Pro koncern totiž zákon o obchodních korporacích přímo v § 81 stanoví, že orgán řídící osoby může udělovat orgánům řízené osoby pokyny ohledně obchodního vedení. Uposlechnutí pokynu ovšem nezbavuje členy orgánů řízené osoby povinnosti jednat s péčí řádného hospodáře, nicméně neodpovídají za škodu společnosti vzniklou, pokud prokáží, že mohli rozumně předpokládat, že byly splněny podmínky § 72 odst. 1 a 2 zákona o korporacích, tedy že k újmě řízené osoby došlo v zájmu řídící osoby nebo koncernu jako celku a že byla nebo bude v rámci koncernu vyrovnána. Řádné vypracování zprávy o vztazích tak může sloužit jako jeden z podkladů pro prokázání toho, že člen statutárního orgánu skutečně učinil úvahu o tom, zda tyto podmínky naplněny jsou, a mohl tedy jejich splnění rozumně předpokládat.
Zákonná úprava vymezuje obsahové náležitosti zprávy o vztazích a požaduje její písemnou formu. Formální závaznou strukturu zprávy však zákon nepředepisuje. Statutární orgán tedy může libovolně určit, v jakém pořadí jednotlivé obsahové náležitosti ve zprávě popíše. Nesmí však opomenout, že zpráva musí být přehledná pro všechny adresáty, kterým je určena.
Bodově je struktura dána následovně:
a. struktura vztahů mezi osobami ve skupině – nejvhodnější je forma diagramu
b. úloha ovládané osoby
c. způsob a prostředky ovládání
d. přehled jednání učiněných v posledním účetním období, která byla učiněna na popud nebo v zájmu ovládající osoby nebo jí ovládaných osob, pokud se takovéto jednání týkalo majetku, jenž přesahuje 10% vlastního kapitálu ovládané osoby zjištěného podle poslední účetní závěrky
e. přehled vzájemných smluv mezi osobou ovládanou a osobou ovládající nebo mezi osobami ovládanými
f. posouzení toho, zda vznikla ovládané osobě újma a posouzení jejího vyrovnání.
Pokud statutární orgán potřebné informace pro vypracování zprávy o vztazích nemá, tuto skutečnost s vysvětlením do zprávy uvede.
Jedním z problémů, který se řešil i v minulosti, je i vyžadovaná míra podrobnosti této zprávy. Zpráva o vztazích je veřejně přístupná ve sbírce listin obchodního rejstříku, proto by měl být statutární orgán při jejím vypracování obezřetný, jak v ní sdělovat údaje, které jsou zjevně předmětem obchodního tajemství, tak i údaje, které podle judikatury pod definici obchodního tajemství nespadají a přesto není vhodné je prozrazovat konkurenci. Objevuje se tedy složitá otázka vyvažování zájmu na vyhovění zákonným požadavkům na obsah zprávy na straně jedné a ochrany informací, které jsou pro společnost komparativní výhodou, na straně druhé.
Protože se v nové úpravě objevuje řada nových požadavků a v souvislosti s vypracováním zprávy se může objevit i množství nejasností, příprava zprávy si zasluhuje značnou pozornost jejich autorů.
