Povinnost vytvořit vnitropodnikové směrnice jsou zakotveny v zákoně – všechny účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správně, průkazně, srozumitelně, přehledně; konkrétně zákon o účetnictví tuto skutečnost uvádí v §7 odst. 1 a odst. 2:
1) Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.
2) Zobrazení je věrné, jestliže obsah položek účetní závěrky odpovídá skutečnému stavu, který je přitom zobrazen v souladu s účetními metodami, jejichž použití je účetní jednotce uloženo na základě tohoto zákona. Zobrazení je poctivé, když jsou při něm použity účetní metody způsobem, který vede k dosažení věrnosti. Tam, kde účetní jednotka může volit mezi více možnostmi dané účetní metody a zvolená možnost by zastírala skutečný stav, je účetní jednotka povinna zvolit jinou možnost, která skutečnému stavu odpovídá. Pokud dojde ve výjimečných případech k tomu, že použití účetních metod stanovených prováděcími právními předpisy bude neslučitelné s povinností podle odstavce 1, postupuje účetní jednotka odchylně tak, aby byl podán věrný a poctivý obraz.
Sestavení vnitropodnikových směrnic slouží nejen ke splnění povinnosti dané legislativou, ale také ke zkvalitnění vnitřního řízení podniku. Lze je charakterizovat jako stanovení pravidel, organizace, podmínek, povinností, odpovědnosti a pravomocí v určité pracovní činnosti. Jejich smyslem je aplikovat zákonné předpisy na konkrétní podmínky, které jsou v příslušné účetní jednotce. Měly by být součástí podnikové kultury a stát se aktivně využívaným nástrojem pro usnadnění orientace v operativních činnostech, kterými se musí zabývat více či méně všichni zaměstnanci. Dobře zpracovaná směrnice také zajišťuje i připravenost účetní jednotky pro případ, kdy dochází k vnitřní nebo vnější kontrole, ať už jde o kontrolu auditorem nebo finančním úřadem, pro který jsou psaná pravidla firmy jedním ze znaků důvěryhodnosti. Z praxe se potvrzuje skutečnost, že pokud jsou při kontrole předloženy dobře zpracované vnitřní směrnice, probíhá kontrola daleko rychleji a také plynuleji. Někdy dokonce správné odůvodnění daného postupu pomocí směrnice může zabránit i případným sankcím.
Povinné účetní předpisy
1) Stanovení účtového rozvrhu, který účetní jednotky sestavují na základě směrné účtové osnovy. Účtový rozvrh je možné v průběhu účetního období doplňovat.
2) Stanovení odpisového plánu
Účetní jednotka by si měla stanovit, jakým způsobem bude vyjadřovat opotřebení svého dlouhodobého majetku, tj. stanovit základní pravidla pro jeho odpisování. Odpisový plán by měl zahrnovat metody odpisování (rovnoměrně, zrychleně atd.), období účtování odpisů a způsob zařazení a vyřazení majetku, či stanovení odpovědného pracovníka určeného pro dodržování odpisového plánu. Odpisový plán platí pro celé účetní období a nelze jej v průběhu účetního období měnit.
3) Stanovení systému nakládání s dlouhodobým hmotným majetkem
Cílem této směrnice by mělo být zajištění řádného hospodaření s dlouhodobým majetkem, jeho včasným přejímáním, stanovením způsobu jeho zařazení do užívání, ochranou, opatřením inventárními čísly až po stanovení způsobu jeho vyřazení. Důležité je určit i způsob evidence a účtování o drobném majetku.
4) Stanovit způsob oceňování majetku a závazků v cizí měně
Účetní jednotka si stanoví způsob přepočtu veškerých aktiv (závazků) pořízených v cizí měně na české koruny, neboť účetnictví musí být vedeno v českých korunách (viz §4 odst. 12 zákona o účetnictví). Přepočet může být např. dle aktuálního kurzu ČNB ke dni uskutečnění účetního případu nebo pevným kurzem, který si účetní jednotka předem zvolí, ten může platit vždy 1 měsíc nebo čtvrtletí apod.
5) Stanovení cestovních náhrad
Účetní jednotka si zvolí výši náhrad a způsob výpočtu v souladu se zákoníkem práce, současně si vymezí zásady pro poskytování náhrad v tuzemsku a zahraničí a také způsob vyúčtování pracovních cest.
6) Stanovení kompetencí a podpisových vzorů
Dle zákona o účetnictví §33a, odst. 9, by si každá účetní jednotka měla určit podpisové a rozhodovací kompetence a odpovědnost osob vztahující se k připojování podpisového záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možné určit odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.
Dalšími oblastmi, které je vhodné ošetřit vnitropodnikovými směrnicemi a určit v nich specifika účtování, jsou zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů, zásoby, inventarizační rozdíly, opravné položky, pokladna, rezervy, odložená daň.
Závěrem lze říci, že interní směrnice každé organizace jsou velmi individuální záležitostí. Nelze je jednoduše zobecnit, a i proto by měly být vytvořeny přímo na míru příslušné firmy co do obsahu i formy. Kromě samotného vypracování vnitropodnikových směrnic je také důležité jejich následné dodržování a pravidelná aktualizace. To samozřejmě souvisí i s tím, že každoročně se účetní jednotky musí vyrovnat s mnoha legislativními změnami (v oblasti účetnictví, mezd zaměstnanců, majetku a daní) a stejně tak se mohou měnit i vnitřní podmínky společnosti, kterým je třeba směrnice přizpůsobit.
