První termín dokončení závěrek za rok 2015 k datu 31. 3. 2016 (resp. k 1. 4. 2016) s podáním přiznání k dani z příjmů je úspěšně za námi, takže v účtárnách dochází k jistému zklidnění atmosféry. I přesto jsou s tímto pozávěrkovým obdobím spojené určité povinnosti, na které by se nemělo zapomenout. Mezi ně patří schválení účetní závěrky valnou hromadou včetně jejího zveřejnění ve Sbírce listin.
Valná hromada schvalující řádnou účetní závěrku, se musí konat nejpozději do šesti měsíců od posledního dne účetního období (zpravidla tedy do 30. 6. následujícího roku) dle § 181 odst. 2 zákona o obchodních korporacích.
Pravidla pro valnou hromadu společností s ručením omezeným jsou řešeny v Zákoně o obchodních korporacích 90/2012 Sb.
Jednatel je povinen zajistit vyhotovení zápisu z tohoto jednání valné hromady dle § 189, přičemž by měl obsahovat (není třeba pořizovat notářský zápis):
- název a sídlo společnosti,
- místo a dobu konání valné hromady,
- jméno předsedy nebo svolavatele a zapisovatele,
- rozhodnutí valné hromady s uvedením výsledků hlasování,
- případná odmítnutí jednatele poskytnout informace podle § 156 a
- obsah protestu společníka, jednatele, popřípadě člena dozorčí rady, je-li zřízena, týkajícího se rozhodnutí valné hromady, jestliže o to protestující na valné hromadě požádá.
K zápisu se přiloží návrh, prohlášení a listina přítomných.
Má-li společnost jediného společníka, vykonává působnost valné hromady jediný společník a valnou hromadu nahrazuje Rozhodnutí jediného společníka, které musí mít písemnou formu.
Valná hromada/jediný společník rozhoduje o rozdělení podílu na zisku nebo úhradě ztráty společnosti za předchozí účetní období. Podíly na zisku se rozdělují v poměru podílů společníků, pokud společenská smlouva neurčí jinak. Částka k rozdělení mezi společníky nesmí překročit výši hospodářského výsledku posledního skončeného účetního období zvýšenou o nerozdělený zisk z předchozích období a sníženou o ztráty z předchozích období a o příděl do rezervního fondu či jiných fondů (pokud je podle stanov či společenské smlouvy společnost povinně vytváří). Pokud společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost provedly podřízení se zákonu o obchodních korporacích a upravily své společenské smlouvy nebo stanovy, je možno, aby valná hromada rozhodla o zrušení rezervního fondu. Zdroje rezervního fondu je možno převést do nerozděleného zisku nebo rozhodnout o vyplacení rezervního fondu společníkům. Tento převod rezervního fondu i v rámci vlastního kapitálu musí být podložen zápisem z valné hromady.
Hospodářský výsledek minulého období je po závěrce dočasně zobrazen na účtu 431 – Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení. Základní účtování na základě valné hromady vypadají následovně:
- rozhodnutí o převedení zisku běžného účetního období na účet nerozděleného zisku minulých let MD 431/ D 428 Nerozdělený zisk minulých let
- rozhodnutí o úhradě ztráty ze zisku minulých let MD 428/ D 431
- převod ztráty běžného účetního období na účet neuhrazené ztráty minulých let MD 429/ D 431
- rozhodnutí o přídělu do rezervního fondu MD 431 / D 421
- rozhodnutí o vyplacení podílu na zisku MD 431/ D 364 Závazky ke společníkům při rozdělování zisku, s čím je samozřejmě spojený i předpis srážkové daně (ta je u fyzických osob 15%) – účtuje se MD 364/ D342
Účet 431 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení nesmí mí na konci roku žádný zůstatek.
Důležitým úkonem, který je spojený s ukončeným účetním obdobím, je zveřejnění účetní závěrky, v případě proběhlého auditu i zprávy o auditu účetní závěrky, zprávy o vztazích, výroční zprávy a nesmíme zapomenout i na výše popsané rozhodnutí valné hromady o schválení účetní závěrky a rozdělení zisku či úhradě ztráty ve Sbírce listin rejstříkového soudu. To je třeba učinit ve lhůtě 30 dnů od schválení a ověření účetní závěrky auditorem, což znamená za standardní situace odeslání těchto dokumentů na soud nejdéle do 31.7. následujícího roku. Nejzazší termín pro zveřejnění je konec bezprostředně následujícího účetního období, tj. standardně do 31.12. následujícího roku, a to i v případě, že by ke schválení nedošlo (dokumenty k závěrce roku 2015 by měly být vloženy nejpozději do 31.12.2016).
Nesplnění povinnosti zveřejnění může být sankcionováno správní pokutou nebo výrazně vyššími sankcemi dle zákona o účetnictví. K tomuto tématu existuje usnesení Vrchního soudu v Praze z roku 2014, kterým byla potvrzena pořádková pokuta uložená společnosti s ručením omezeným za nepředložení účetních závěrek do sbírky listin rejstříkového soudu. Vrchní soud v něm uvádí, že nutnost zakládat do sbírky listin příslušné účetní závěrky, platí pro všechny obchodní korporace. Nezaložení zákonem určené listiny do sbírky listin znamená nepřípustnou blokaci realizace principu formální publicity.
