Pravidla ochrany osobních údajů Notia

správce osobních údajů: Notia, spol. s r.o.
IČ: 45317119
sídlo: Blanická 553/16, Vinohrady, 120 00 Praha 2
web: notia.cz, masticha.cz, masticlife.cz, ball.cz, powerball.cz
e-mail: notia@notia.cz
telefon: 274 782 411

1. Kdo jsme

Notia, spol. s r. o. (dále také jen „NOTIA“ nebo „my“) se zabývá velkoobchodním a maloobchodním prodejem a poskytováním služeb. Ochrana informací a osobních údajů našich zákazníků, obchodních partnerů i spolupracovníků je pro nás velmi důležitá nejen s ohledem na plnění zákonných povinností, ale i jako významná součást našeho působení a podnikání. V každém případě vždy postupujeme v souladu s právními předpisy i osvědčenými standardy.

2. Proč zpracováváme osobní údaje

Bez práce s osobními zejména kontaktními údaji se naše činnost neobejde. Naše interní metodika a informační systém zaručují, že s osobními údaji nakládáme vždy jen v nezbytně nutném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu. Osobní údaje uchováváme a zpracováváme v bezprostřední souvislosti s poskytováním našich služeb nebo na základě souhlasu subjektu údajů pro marketingové a obchodní účely.

3. Zpracování osobních údajů bez nutnosti zvláštního souhlasu

Jedná se o zpracování osobních údajů, které souvisí s nabídkou, prodejem a poprodejními službami. Na základě toho zpracováváme vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné, i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo s poskytovanou službou nebo obchodním případem přímo spojených osob. Bez zpracování těchto údajů vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme spolupracovat.

Dalším důvodem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají následující operace:

  • zlepšování stávajících služeb a produktů a nabídka nových na základě vyhodnocení údajů o spokojenosti s našimi produkty a využití našich služeb;
  • přímý marketing zahrnující nabídku našich produktů a služeb či produktů a služeb přímo souvisejících;
  • vyhodnocování a zlepšování naší obchodní činnosti (hodnocení kvality služeb, reklamací, využití kapacit, distribučních kanálů, složení zákaznického portfolia, účinnosti propagace atp.);
  • interní funkce nezbytné pro naši činnost

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.

Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem:

  • Plnění povinnosti odborné péče.
  • Uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.)
  • Plnění obecných právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti)

4. Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

Pokud nemáme ke zpracování jiný právní základ (viz. výše), provádíme ho výhradně s vaším souhlasem. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné, nicméně v některých případech může být předpokladem objednání a poskytování služby. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat, na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.

S vaším souhlasem můžeme zpracovávat údaje pro účely:

Nepřímý a přímý marketing – Nabídka služeb a produktů, novinky o činnosti a akcích nebo jiná obchodních sdělení.

  • Souhlas se uděluje na dobu neurčitou s tím, že je možné ho kdykoli odvolat (způsob odvolání je popsán níže).
  • Oslovování probíhá elektronickou nebo i jinou formou specifikovanou v souhlasu.
  • K oslovování se využívají osobní údaje v rozsahu specifikovaném v souhlasu. K marketingu se nevyužívají osobní údaje zvláštní kategorie, není-li přímo v souhlasu uvedeno jinak.

5. Jaké údaje a jakým způsobem zpracováváme?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k nabídce a poskytování našich služeb, plnění závazků ze smlouvy nebo právních povinností. Bude se tedy zjednodušeně řečeno jednat o všechny údaje, které jsou uvedené ve smlouvách, na objednávkách nebo jiných podobných formulářích nebo které jsme si sdělili za tímto účelem ústně či jinou domluvenou formou. Tam, kde je to z hlediska obchodního vzathu nezbytné, se může zpracování týkat i dalších osob (objednávající, kupující – pokud se liší).

Nejčastěji budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje a v případě, že jste objednatelem našich produktů a služeb i identifikační údaje. Dále evidujeme produkty a služby, které jste zakoupili nebo o ně projevili zájem a finanční údaje o nákupu a prodeji, provedení plateb, platební morálce.

6. Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

  1. Z objednávek podaných e-mailem, telefonicky, osobně nebo prostřednictví e-shopů a objednávkových systémů.
  2. Z vašich zpráv spojených s dotazy, poptávkami, hodnocením a z dalších vámi poskytnutých informací.

7. Kam údaje předáváme?

Údaje nikomu nepředáváme úplně ani částečně, vždy je používáme pouze pro vlastní potřebu. Výjimkou jsou údaje spojené s daňovým a účetním výkaznictvím a případy, kdy sami předání údajů třetím stranám požadujete například v rámci vykazování čerpání dotací a grantů.

8. Jak dlouho máme údaje u sebe?

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění objednávek a smluvních nebo i mimosmluvních závazků (pro zjednodušení dále jen plnění služby). Po skončení plnění služby se osobní údaje dále zpracovávají z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Tato doba je primárně určena podle promlčecích lhůt stanovených zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinní údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).

V případě udělení souhlasu ke zpracování k určitým účelům je doba zpracování dána trváním souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování ukončit.

9. Jaká jsou vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva.

PRÁVO NA INFORMACE

Máte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na vaši žádost. Na žádost vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a dále, pokud o to požádáte, informace o účelu zpracování.

PRÁVO NA PŘÍSTUP

Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány.

PRÁVO NA OPRAVU

Máme zpracovávat přesné údaje, takže při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu.

PRÁVO NA VÝMAZ („BÝT ZAPOMENUT“)

Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který jako správce můžeme použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv).

PORTABILITA

Máte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě souhlasu nebo na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje.

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví.

PRÁVO NA ODVOLÁNÍ SOUHLASU

V případě zpracování založeného na vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat, a to emailem.

PRÁVO NA OMEZENÍ

Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud

  • popíráte přesnost údajů, a to do doby, než správce přesnost ověří
  • údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
  • jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad vašimi oprávněnými zájmy
  • zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování.
PRÁVO OBRÁTIT SE NA DOHLED, SOUD

Můžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz) nebo soud.

Jak můžete svá práva uplatnit?

Vaše žádosti týkající se zpracování osobních údajů zasílejte na notia@notia.cz. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení takové žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud to nastane, informujeme vás o takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

10. Co když se něco změní?

Tuto informaci budeme pravidelně aktualizovat a bude vždy dostupná na našem webu. Pokud by došlo k zásadní změně zpracování osobních údajů, budeme vás o tom přímo informovat.
Tato Informace o zpracování osobních údajů je platná a účinná od 25. 5. 2018.