Blíží se čas zpracování účetních závěrek a v rámci nich je třeba dodržet zásadu časové a věcné souvislosti. To znamená, že o účetních případech je třeba účtovat do období, v němž se uskutečnily a k výnosům vykázaným v rámci příslušného účetního období musí být přiřazeny náklady, které s těmito výnosy souvisejí.
V případě, že by se účetní jednotka rozhodla do příslušného účetního období o účetním případu, ke kterému nemá potřebné doklady, neúčtovat, dostala by se do konfliktu s ustanovením zákona o účetnictví § 7 odst. 1. Neprovedený účetní zápis do běžného účetního období by měl za následek, že účetní závěrka by nebyla poctivým a věrným obrazem, a stejně tak vykázaný hospodářský výsledek by nebyl stanoven ve správné výši.
Aby výše uvedené zásady byly dodrženy, je třeba v rámci účetní závěrky účtovat o dohadných položkách. Jedná se o případy, kdy účetní jednotka nemá k dispozici průkazné externí účetní doklady, ale má informaci o tom, že účetní případ nastal a že patří do příslušného účetního období; ale nemá informaci o výši účtované částky, tedy zpravidla o výši pohledávky nebo závazku.
Výši dohadné položky si stanovuje účetní jednotka sama. Nejčastějším způsobem jejího určení je v případě závazků využití faktury či jiného obdobného dokladu obdrženého v účetním období následujícím a na kterém je vyčíslena skutečná výše závazku. Nebo je možné u nevyfakturované dodávky zboží, materiálu či služeb stanovit cenu podle ceníku dodavatele, podle jiné obdobné dodávky v běžném účetním období (zejména u opakujících se služeb) či přímým dotazem u dodavatele. Pokud částku dle obdobných dokladů nebo jiným způsobem není schopna účetní jednotka zjistit, stanoví výši účtované částky kvalifikovaným odhadem. Následně provede náhradní účetní zápis formou interního účetního dokladu, kdy využije účty účtové skupiny 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv, a to:
- 388 Dohadné účty aktivní v případě, kdy se odhadují pohledávky
- 389 Dohadné účty pasivní pro vyúčtování odhadovaných závazků.
Příkladem aktivní dohadné položky je pohledávka za pojišťovnou v případě pojistné události, kdy ještě nebyla poskytnuta pojistná náhrada a pojišťovna ani nepotvrdila ke konci rozvahového dne konečnou výši náhrady. Současně s odhadovanou pohledávkou účtujeme o výnosu, tj. v tomto případě by to bylo MD 388 / D 64x. Příkladem pasivní dohadné položky jsou nevyfakturované dodávky ať už za energie či služby, tj. účtování nejčastěji na nákladové účty skupiny 50x, 51x, příp. 54x Souvztažným zápisem k účtu 389 nemusí být vždy jen nákladový účet, ale i účet skupiny 0 nebo 1 (tedy pořízení majetku nebo zásob).
V následujícím účetním období musí být dohadná položka zúčtována – pokud byla dohadná položka stanovena podle faktury či obdobného dokladu obdrženého v době sestavování účetní závěrky v následujícím účetním období, rozdíl mezi dohadnou položkou a konečnou částkou nevzniká (je také možné v tomto případě využít jiný účet ze skupiny 38x, a to účet 383 – Výdaje příštích období, který účtování přesné částky dle finálního dokladu lépe vystihuje). Pokud je účtováno bez dokladu z následujícího období, vzniká mezi účtovanou dohadnou položkou a finální částkou rozdíl; ten je účetním případem účetního období, v němž byl zjištěn (tj. většinou následujícího účetního období), nikoli účetního období, v němž byla zaúčtována dohadná položka.
Náklady či výnosy spojené se zaúčtováním dohadné položky jsou daňově uznatelné (pokud se samozřejmě jedná o tvorbu dohadné položky na daňově uznatelné náklady), a to jak dohadná výše nákladů či výnosů v uzavíraném období, tak i případný rozdíl v období následujícím. V případě tvorby dohadné položky na nedaňové náklady, např. na reprezentaci, je pak i dohadná položka nákladem daňově neuznatelným.
Dle výše uvedeného lze říci, že i když zpravidla je náklad spojený s tvorbou dohadné položky nákladem daňovým, je třeba být opatrný v okamžiku, kdy by byla skutečná částka významně nižší než vytvořená dohadná položka. Pak by mohl tento rozdíl správce daně při kontrole zpochybnit a označit ho jako neopodstatněný přenos nákladů (výnosů) mezi účetními obdobími. Pak je tedy nutné, aby účetní jednotka stanovila částku dohadné položky co nejkvalifikovaněji a měla odhad co nejvíce podložen.
S tímto tématem se můžete blíže seznámit například na semináři Ivany Palečkové Tvorby rezerv a opravných položek, časové rozlišení, dohadné položky.
