Cestovní náhrady – možné chyby

Stravenky – účetní a daňový pohled
8. 11. 2016
Změna v kontrolním hlášení od 1. 1. 2017
7. 12. 2016

Pracovní neboli služební cesty jsou dnes naprosto běžné, přesto se však při jejich vyúčtování a zahrnování výdajů s nimi spojenými do daňově uznatelných nákladů chybuje.

Pracovní cesta podle zákoníku práce

Pracovní cestou se dle zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.

V případě vyslání zaměstnance na služební cestu mu vždy náleží úplné cestovní náhrady, tedy náhrada všech výdajů vynaložených v souvislosti se služební cestou včetně stravného. Bohužel se často stává, že se zaměstnavatel se zaměstnancem v rámci snahy o ušetření svých nákladů dohodne, že mu stravné nebude proplácet. Toto se objevuje v praxi zejména u tuzemských cest nebo v případě vyplácení cestovních náhrad jednateli. Dle zákoníku práce však není možná domluva, že stravné nebude poskytnuto, a to ani na žádost zaměstnance.

Jednatelé jsou při výpočtu cestovních náhrad považováni za zaměstnance (dle § 6 odst. 1 a 2 zákona o daních z příjmů), proto jednateli také náleží plné cestovné včetně stravného. Nelze tedy sjednat, že jednateli vznikne nárok na náhradu cestovních výdajů např. za použití soukromého vozidla, ale nebude mu poskytováno stravné. Nárok jednatele na cestovní náhrady by měl být zakotven ve smlouvě o výkonu funkce.

Je zřejmé, že do daňových nákladů nelze zahrnout dílčí cestovní náklady (např. za ubytování, jízdné apod.), pokud nedošlo k řádnému vyúčtování služební cesty ze strany zaměstnance a proplacení veškerých cestovních náhrad včetně stravného ze strany zaměstnavatele. Pro daňovou uznatelnost náhrad cestovních výdajů je potřeba dodržet podmínky stanovené zákoníkem práce a souvisejícími předpisy a je nezbytné provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit nároky zaměstnance.

Ze strany zaměstnance je třeba uvést, že poskytování cestovních náhrad zaměstnanci je osvobozeno od daně z příjmů. Jedná se tzv. cestovné do limitu (tedy cestovné do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce). Cestovní náhrady ve vyšší výši u zaměstnance již podléhají dani z příjmů a také odvodům sociálního a zdravotního pojištění.

Krácení stravného

Pokud bylo zaměstnanci v rámci pracovní cesty bezplatně poskytnuto stravování, může dle zákoníku práce zaměstnavatel „v podnikatelské sféře“ krátit stravné (u „státních zaměstnanců je krácení povinné). Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Zaměstnavatel v „podnikatelské sféře“ se může rozhodnout stravné nekrátit nebo ho krátit v menší míře než umožňuje zákoník práce. V tom případě se však jedná o nadlimitní cestovní náhradu, která u zaměstnance podléhá dodanění, sociálnímu a zdravotními pojištění.

V případě cestovních náhrad je třeba brát také v úvahu, že většina ubytovacích zařízení poskytuje v rámci ceny ubytování automaticky snídani. Je tedy vhodné vždy ověřit, zda ubytování zahrnovalo i snídani, a stravné zaměstnanci buď zkrátit, nebo dodanit.

Nevyplácení cestovních náhrad z důvodu široce určeného místa výkonu práce

V praxi se někdy stává, že zaměstnavatel sjedná se zaměstnancem místo výkonu práce na území celého kraje nebo dokonce celé ČR a na základě toho nevyplácí cestovní náhrady, což je v rozporu se zákoníkem práce i přesto, že takto místo práce je umožněno sjednat. Proto se doporučuje u zaměstnanců, kteří mají místo výkonu práce širší než jednu obec, sjednat pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad. Pokud toto pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad sjednáno není, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Při výkonu práce mimo tuto obec zaměstnanci vždy náleží cestovní náhrady.