Všichni podnikatelé a společnosti musí řešit otázku, jak dlouho uchovávat účetní a daňové doklady. Obecně v tomto platí různé lhůty dle různých předpisů; pojďme se podívat na některé z nich.
Obecná ustanovení o uchovávání daňových dokladů popisuje § 35 tohoto zákona. Archivovat daňové doklady musí osoba povinná k dani, která:
Daňové doklady je třeba uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku, což neplatí v případě, kdy je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup (toho je možné dosáhnout úschovou dokladů v elektronické podobě). Pokud jsou doklady uchovávány mimo tuzemsko, vzniká subjektu povinnost předem oznámit tuto skutečnost správci daně. Kromě toho musí daňový subjekt zajistit na žádost správce daně český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.
Po celou dobu uchovávání daňových dokladu daňový subjekt zodpovídá za to, aby u daňového dokladu byla zajištěna:
V zákoně o DPH jsou také stanoveny podmínky pro elektronické uchovávání daňových dokladů:
Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. To znamená, že takový daňový doklad musí být opatřen uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod.
Co se týká sankcí za nedodržení zákonných pravidel, ty v zákoně výslovně zmíněny nejsou. Je ale potřeba počítat s tím, že při kontrole mohou úřady při nedohledání daňového dokladu nebo i jeho nečitelnosti doměřit sankci u odpočtu DPH uplatněné na vstupu.
Dle daňového řádu je daňový subjekt povinen uchovávat důkazní prostředky vztahující se k jeho daňové povinnosti ve lhůtě pro stanovení daně. Tato lhůta je obecně tříletá a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou. Lhůta pro stanovení daně může být prodlužována či přerušována za podmínek daných § 148 odst. 2–4 daňového řádu a končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku. Na základě speciální úpravy v jiných zákonech může být i tato maximální lhůta překročena, jde například o zákon o daních z příjmů.
Veškeré subjekty, které jsou účetními jednotkami podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví, jsou povinny uchovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po následující dobu:
Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Účetní záznamy mohou mít formu listinou, technickou nebo smíšenou (popsáno v § 33 zákona o účetnictví). Uvedené typy účetních dokladů jsou potom opatřovány vlastnoručním nebo elektronickým podpisem. Účetní záznam v technické nebo smíšené podobě musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost. Je třeba pamatovat na to, že některé druhy papírů a inkoustů nejsou stálé.